Raamatupidaja.ee:
Kuidas mitte tulevikku ootama jääda ja juba täna targalt töötada: tehnoloogiline hüpe raamatupidamises ning raamatupidaja uued rollid.

Loe artiklit ka Raamatupidaja.ee portaalis.

Kindlasti saab tehisintellekt juba lähitulevikus mitmete valdkondade lahutamatuks osaks ning annab uusi võimalusi targemalt töötada. Samas ei ole vaja tüütust tööst vabanemiseks tulevikku oodata – vajalikud lahendused ja võimalused on juba olemas! Ise robotina töötamise ja töö täielikult robotitele andmise vahel on veel vähemalt üks oluline samm – võtta kasutusele kõik juba täna eksisteerivad nutikad lahendused oma äritarkvaras. Näeme oma töös lähedalt ettevõtete tänast digitaliseerituse ja automatiseerituse taset ning kasutamata võimalusi targemalt töötamiseks kohtab pea igas firmas. Kui sinu ettevõttes veel robotid ringi ei sõida, tarkvarad ise otsuseid ei tee ja laual leidub ka mõni paberdokument, siis tegelikult on selline olukord üsna tavaline. Madala automatiseerituse taseme peamiseks põhjuseks ei ole enamasti mitte võimaluste puudumine äritarkvarades vaid nende madal kasutatavus. Digitaliseerimise ja automatiseerimisega tasub lihtsalt peale hakata ja tulemused ei lase ennast kaua oodata.

Näiteks liidestus pankade, e-riigi, e-poe või muude väliste lahendustega võiks olla hügieenifaktoriks iga ettevõtte jaoks, sest erinevate süsteemide vahel info manuaalne liigutamine sööb summaarselt palju tunde väärtuslikku tööaega. Sama kehtib ka e-arvete, ostuarvete automaatika, digitaalse kinnitusringi ja kuluaruannete kohta, mis hoiavad kokku just raamatupidaja väärtuslikku tööaega. Ka pidev aruannete koostamine peaks tänaseks olema lahendatud läbi ühe nupuvajutuse veebipõhises äritarkvaras, kus andmed on reaalajas ja kõik osapooled pääsevad neile ise ligi.

Efektiivne  töötamine eeldab, et andmete manuaalne sisestamine on viidud minimaalseks ja need andmed, mis vajavad sisestamist sisestatakse seal, kus nad tekivad. Äritarkvara peaks olema reaalse elu peegel. Näiteks, kui kaup saabub lattu, siis vastav märge tehakse laos mitte hiljem saatelehe alusel raamatupidaja poolt. Tarkvaralisi takistusi selleks reeglina ei ole, sest kõiki lisakulusid ja isegi ostuhindu on võimalik lisada hiljem saabuva arve alusel, kuid ometi näeme Directo juurutamisel sageli tööprotsesse, kus andmed jõuavad tarkvarasse suure viitega, mis põhjustab probleeme järgmistes töölõikudes ega võimalda targalt töötada.

Kui andmed hakkavad tarkvarasse jõudma seal, kus nad tekivad, siis järgmise sammuna tuleb üle vaadata, kuidas nad tarkvarasse jõuavad. Eesmärk peaks olema manuaalse sisestamise miinimumi viimine. Väga nutikas on lao näite puhul kasutusele võtta WMS ehk laohalduse lahendus (Warehouse Management System), kus sisestamise töö teevad ära skännerlahendused, mille produktiivsuse ja täpsusega inimene kunagi ei konkureeri. Laiema funktsionaalsusega äritarkvarad pakuvad WMS lahenduste liidestust juba täna standardis ning kindlasti leiab iga kaubaga tegelev ettevõte siit olulise ajavõidu ning vähendab vigade tekkimist ilma tehisaru ootamata.

Tänaseks on digitaliseerimise võimalused jõudnud raamatupidajast palju kaugemale ning targemalt saavad töötada kõik. Siingi tuleb olla ettevaatlik – tihti jõuavad meieni juba hoogsalt digitaliseerimisega tegelenud ja 7-8 erinevat tarkvara juurutanud ettevõtted, kes soovivad nüüd loodud tarkvarade komplekti asendada ühe terviklahendusega kõikide protsesside jaoks. Nad leiavad ennast tihti olukorrast, kus iga lõik äriprotsessist on üsna mõistlikult tööle pandud, kuid tervikpilt kokku ei tule, sest lahendused osaliselt dubleerivad teineteist, samu andmeid sisestatakse mitu korda ja sageli automaatset suhtlust tarkvarade vahel ei toimu.

Näiteks on eraldi lahendustesse viidud ostuarvete kinnitusringid, kulutuste haldamine, põhivara ja väikevahendid, tööajagraafikud, ladu, ost, müük ja turundus, projektijuhtimine, kassa, aruandlus, tootmine, palk ja veel palju tähtsaid osi tervikprotsessist. Sellises olukorras on kõige suuremas hädas taas raamatupidaja, kes jõuab tagasi sinna, kus ta 10 aastat tagasi oma keerukat digitaliseerimise teekonda alustas – meeleheitlikud pingutused, et tervikpilt kokku saada. Infokillud on lihtsalt kolinud paberitükkidelt tarkvaratükkidesse ja raamatupidaja on taas sunnitud robotlikku käsitööd tegema.

Sellise olukorra vältimiseks, kus ettevõttes puudub terviklik äritarkvara ökosüsteem, on raamatupidajal kui suure pildi nägijal mõistlik võtta endale digitaliseerimise projektides alati  roll ning veenduda, et iga järgmine lahendus loob tervikusse väärtust, ei dubleeri ning on võimeline automaatseks andmevahetuseks. Samuti on alati tark üle vaadata, kas ükski täna kasutatavatest lahendustest soovitud funktsionaalsust juba ei paku ehk küsi oma tarkvara pakkujalt pidevalt rohkem! Seega tulevikulahenduste kasutamisega saab alustada juba täna – AI ja robotite ootamise asemel võta kasutusele kõik nutikad ja juba valmis lahendused ning suhtle oma äritarkvara teenusepakkujaga, sest koostöös on võimalik uusi lahendusi veel juurde luua. Seejuures tuleb silmas pidada, et suures digitaliseerimise tuhinas ei tohi tervikpilt ettevõtte toimimisest ära kaduda ja siin saab raamatupidaja olla ettevõttele suureks abiks.

Raamatupidamise tiimil tasub vähemalt kord aastas teha üks korralik „digi-inventuur“, et tuvastada liigset käsitööd nõudvad töölõigud raamatupidamises ning need võimalusel automatiseerida.

Kui sa kasutad allpool nimetatud digilahendusi, siis saab öelda, et oled juba astunud suure sammu digitaliseerimise suunas:

• e-arvete saatmine ja vastuvõtmine
• äritarkvara liidestamine väliste teenustega (pangad, kuludokumendid, laohaldussüsteemid, Maksu- ja Tolliamet jne)
• äritarkvara sisene dokumentide kinnitamine (paberivaba)
• töövoo automatiseerimine – automaatkonteeringud, dokumentide kinnitamised, meeldetuletuskirjad jne
• dokumentide digiallkirjastamine ning jagamine väliste osapooltega

Samas on olemas veel palju täiendavaid võimalusi, mida saad uurida oma tarkvarapakkujalt.