Edulood

Morek IT OÜ

Väljakutse

Vajadus laiemat majandustarkvara funktsionaalsust kasutusele võtta ja kasutajate ringi suurendada.

Morek IT OÜ tegeleb elektrimaterjalide, -tarvikute ja –aparaatide maaletoomise ja hulgimüügiga Eesti, Läti, Leedu ja Poola turul.

Firmas oli eelneval neljal aastal kasutuses majandustarkvarana Navision. Ühel hetkel jõuti seisu, kus pidevalt oli investeeritud Navisioni, et saada soovitud aruandeid, kuid sellegipoolest ei olnud tulemus kaugeltki soovitud tasemel. Seni oli Navisioni kasutatud arvete koostamiseks, laoarvestuseks ja raamatupidamiseks. Vajadus oli rohkem funktsionaalsust kasutusele võtta ja seoses sellega tekkis vajadus ka lisakasutajaid juurde soetada. Juhtkond jõudis tõdemuseni, et soovitud olukorrani jõudmine eeldab veel märkimisväärseid investeeringuid ning otsustati vaadata ringi teiste alternatiivsete tarkvaralahenduste järele, mis vastaksid firma vajadustele, aga ei eeldaks pidevalt nii suuri investeeringuid. Navisioni puhul tuli iga uus aruanne eraldi tasu eest tellida.

Lisaks Navisionile oli firmas kasutusel suur hulk erinevaid Exceli tabeleid müügi ja logistika tarbeks. Müügiinimesed Navisioni ei kasutanud ning pakkumisi koostati Excelis. Seega olid andmed mitmes kohas laiali ning sageli oli vaja dubleerida infot erinevates tabelites ja programmis. Lisaks oli mitmetes tabelites olevate andmete kasutamise puhul inimliku eksimuse oht. Directo kasuks otsustati, kuna soovitud aruandlus ja funktsionaalsus sisaldus juba Directo baaspaketis.  Kindlust andis ka, et Directo puhul ei ole tegu paari inimese firmaga, vaid  arvestatava arendus- ja klienditoemeeskonnaga.

Lahendus

Erinevalt Navisionist on Directo töövahendiks kogu firmas –  müügi- ja ostuprotsessis, laos, logistikas ja raamatupidamises.

Directole mindi üle 2011. aasta alguses. „Kartsime, et üleminek uuele programmile on keerulisem. Alguses olid vanad harjumused tugevasti käes, kuid sellegipoolest oli Directot lihtne omandada, sest programm on loogiline ja arusaadav. Lisaks toodi ka olulisemad algandmed Navisionist Directosse üle.“ rääkis finantsjuht Tarmo Eerme. Alates 2012. aasta algusest võttis Directo kasutusele ka Moreki tütarfirma Leedus.

Erinevalt Navisionist on Directo praegu töövahendiks kogu firmas –  müügi- ja ostuprotsessis, laos, logistikas ja raamatupidamises.

„Müügiinimene vajab oma tööks praegu ainult Outlooki ja Directot. Seejuures ei pea töö tegemiseks üldse kontorisse minema, vaid saab kõik tehtud näiteks kodukontoris. Meil on programmis erinevad hinnakirjad ja seega ei pea hindu enam Exceli tabelitest otsima ning pakkumise koostamisel asetuvad need juba korrektselt. Samas on ka mugav Directos koostada pakkumisi ja nendest ühe klikiga tellimusi teha. Kuna kõik andmed on ühes kohas koos, siis saab kohe kontrollida kas tooted on laos olemas või millal need on saabumas. Seega saab kliendile anda kohe adekvaatset infot,„ rääkis müügijuht Martin Innos. Müügiinimestel on praegu hea võimalus vaadata kui palju kliendid on ostnud ja võrrelda seda eelmiste perioodidega. Eriti meeldib firmas aruanne klientide müügist toodete lõikes. Hea ülevaade on tekkinud ka erinevate piirkondade müügist ja  kogu kliendiga seotud infost ja tegevustest alates käibest ja saldost kuni müügikateteni.

Ostu poolelt on kõige suurem ajavõit saavutatud tänu ostusoovituse aruandele, mis võimaldab kiiresti koondada infot juurde tellimist vajavate toodete kohta ning esitada hankijatele tellimusi.

„Directo kasutuselevõtt on laotegevusi lihtsustanud ning vähendanud dubleerivaid tegevusi. Lihtsustunud ja kiiremaks on muutunud inventuuride läbiviimine ning vajadustel paranduste sisseviimine. Directo aruanded on tõstnud ka kontrollitavust. Näiteks on hea jälgida, kas lähetatud kaupadele on arved tehtud ning need ei jääks pikaks ajaks ilma arveta,“ sõnas laojuhataja Kärt Maalt.

Morek IT OÜ-s on saavutanud hea ja operatiivne ülevaate kuludest tänu rakendatud ostuarvete menetlusele, kus juhid ja kulu eest vastutajad allkirjastavad saabunud ostuarved Directos. Sama kasutatakse ka Leedu tütarfirma puhul, mistõttu info Leedu kulude ja arvete kohta jõuab kiiresti juhtideni.

Kiidetakse ka Directo uuendusi, mis on kättesaadavad kõigile klientidele, mitte ei pea iga asja ise tellima nagu eelneva tarkvara puhul.

Tulevikus on plaanis kasutusele võtta ka Directo-to-Directo moodul, mis võimaldab Leedu tütarfirmaga mugavalt dokumente vahetada ilma vajaduseta dubleerivalt kaubaliikumise dokumente sisestada. Lisaks hakatakse peatselt juurutama ka triipkoodi süsteemi laos, et vähendada eksimise võimalust ja kiirendada inventuure. Tulevikus on plaanis klienditeeninduses astuda veelgi samm edasi ning ühendada uus koduleht Directoga, et kliendid näeksid kodulehel sisselogides oma tellimustega seotud informatsiooni.

„Oleme Directoga väga rahul ja oleme Directot ka teistele firmadele soovitanud,“ lisas lõpuks Tarmo Eerme.

Tulemus

Hea ülevaade on tekkinud erinevate piirkondade müügist ning kogu kliendiga seotud infost ja tegevustest alates käibest ja saldost kuni müügikateteni.

„Meie klienditeeninduse tase on Directo kasutuselevõtuga oluliselt tõusnud. Kogu müügiinimesele vajalik info on Directos olemas ja igal hetkel on kättesaadav info klientide tellimustest, toodete laoseisudest ning saab anda klientidele kiiresti asjakohast informatsiooni, “ sõnas müügijuht Martin Innos. „Mulle meeldib Directo suur valik aruandeid, mida  saab veel omakorda vaadata erinevates vaadetes. Eelnevalt pidime Navisionis iga vaate spetsiaalselt arendaja käest tellima. Ka tulevad pikema perioodi aruanded Directos kiiremini kui eelnevas tarkvaras. Aruandeid on mugav kasutada, sest hea on kohe klikkida seotud algdokumendini välja, et leida seotud andmed ja dokumendid,“ rääkis finantsjuht Tarmo Eerme.