Töökorraldus

Dokumendihaldus

Directo dokumendihaldus on integreeritud majandustarkvara võimalustega, mis annab suurepärase võimaluse luua terviklik süsteem dokumentide haldamiseks ja kasutamiseks. Dokumendihaldus on heaks töövahendiks firmale, kus dokumentide maht on suur, neile peavad turvaliselt ligi pääsema inimesed erinevatest asukohtadest ning soovitakse talletada kogu ettevõtte dokumentatsiooni süstematiseeritult ühes kohas. Dokumendihalduse peamised võimalused on:

  • Dokumendid paiknevad dokumendihalduses kaustade puus. Kaustade struktuur võimaldab paindlikult õiguste jagamist – näiteks teatud kasutajatele/gruppidele dokumentide nägemise keelamist või ainult lugemisõiguse määramist.
  • Tänu MS Office integratsioonile on dokumentide üleslaadimine paari nupuvajutuse kaugusel, mis teeb igapäevase kasutuse mugavaks ja kiireks.
    • Dokumente saab Directosse saata ja salvestada nii Wordist, Excelist kui ka Outlookist, lisaks ka Windows Explorerist Outlookist saab Directosse saata valikuliselt kas terve saadetud sõnumi või siis valitud manused
    • Hõlbus dokumentide valimine Directost meilimanusena saatmiseks
  • Lisaks dokumendi parameetrite (looja, kuupäev, liik, märksõnad jne) järgi otsingule võimaldab Directo dokumendihaldus ka märksõna otsingut dokumendi sisust. Seda ka juhul kui üles laetud dokument on pdf formaadis, sest serveris tehakse sellistele dokumentidele tekstituvastus.
  • Kaustade õigusi saab määrata kas kasutajale või grupile ning määrata saab vaatamise, muutmise ning kustutamise õigust. Vajadusel on võimalik õigusi määrata dokumendi kaupa ning lisaks saab õigusele lisada veel ajavahemiku, millal viimane kehtib.
  • Igast dokumendist saab olla piiramatu hulk versioone, mistõttu jääb alles ajalugu dokumendi loomiskäigust. Viimane versioon on alati primaarne (uue versiooni loomisel läheb eelmine „lukku“ ning seda enam muuta ei saa), kuid näiteks otsida on võimalik ka vanematest versioonidest, samuti on võimalik viimaseid lugemiseks avada.
  • TWAIN-i toega skanneri puhul on võimalik dokumenti skaneerida otse dokumendihalduses, kus on võimalik ka mõningane redigeerimine. Olenevalt skannerist on võimalik suuri dokumente järjest skaneerida lehesöötja abil ning ka kahepoolselt.
  • Kui kasutaja kustutab faili dokumendihaldusest, siis esmalt liigub see „prügikasti“, kus see säilib veel kuu, seega juhuslik kustutamine ei kaota veel faili, vaid seda saab ise vajadusel taastada. Kuna failid asuvad serveris, siis pole muret ka andmete kadumise pärast. Failidest tehakse varukoopiaid igal ööl nii nagu ka kõigest muust Directos.

Hooldus / teenindus

Hoolduse ja teeninduse töö korraldamiseks on oluline hea töövahendi olemasolu tarkvara näol. Directo sobib hästi ettevõtetele, kes tegelevad seadmete või masinate paigaldamise ja hooldusega. Directot kasutavad sellel eesmärgil näiteks autoteeninduse ja –remondi ettevõtted. Peamised hoolduse/teenindusega seotud võimalused on järgmised:

  • Kliendi murede, remondi või hooldusvajaduse registreerimine
  • Aegade ja töötajate broneerimine kalendris
  • Töökäsud tegijatele
  • Tegija märgib peale töö valmimist aja- ja materjalikulu, mille kohta esitatakse kliendile arve või kuulub töö garantii alla
  • Seadmete korraline perioodiline hooldus ja tööde jälgimine
  • Konkreetse seadme või masina juures tehtud tööde, kasutatud materjalide ja varuosade ajalugu
  • Meeldetuletuste saatmine kliendile SMS-ga tulevase teenindusaja kohta

Kalender

Kalendri vaade annab hea ülevaate registreeritud töödest ning aitab tegevusi planeerida. Kalendri võimalusi kasutatakse kõige enam teeninduse või hooldusteenuste firmades. Kalendri peamised võimalused

  • Hea ülevaade töötajate planeeritud töödest kellaaegade, päevade ja nädalate lõikes
  • Ülevaade ruumide või seadmete planeeritud kasutusest ning vabadest aegadest
  • Planeeritud tööde detaile näeb juba kalendri vaates
  • Kalendri sündmusi saab lihtsalt liigutada teisele ajale või töö tegijale
  • Sünkroniseeritav Google kalendriga

Manused

Algdokumentide ja failide säilitamiseks saab kõigile dokumentidele lisada manuseid. Olgu need kas meiliga tulnud algdokumendid nagu ostuarvete pdf-id või täiendavad dokumendid nagu aktid.

  • Manustatud dokumendid on seotud konkreetse Directo dokumendiga, seega on need lihtsalt ja kiiresti leitavad
  • Manused on näha ekraanil dokumendi kõrval või all, mis teeb andmete sisestamise või kontrolli mugavaks
  • Manused on Directos turvaliselt hoitud ja süsteemselt hoiustatud
  • Manuseid saab Directosse saata kas meiliga või Outlookist
  • Väga suure manuste mahu korral on võimalik manuseid hoida Google Drive’is ning need on leitavad ning nähtavad Directos