Kuidas otsustada, kas ettevõte vajab uut ERP-süsteemi / äritarkvara?

Mis on ERP ehk majandustarkvara?

Paljud kasvavad ettevõtted ei kasuta täna klassikalist ERP-süsteemi, kus ettevõtte protsessid on integreeritud finantsist kuni tootmise ja laoarvestuseni välja. Tihti on kasutusel eraldiseisevalt raamatupidamisprogramm, lao- ja/või tootmistarkvara, CRM- ja müügitarkvara, personalitarkvara ning lisaks veel erinevad Exceli tabelid. Need lahendused toimivad hästi teatud arenguetapini, kuid ettevõtte kasvades võivad hakata piirama protsesside läbipaistvust ja automatiseerimist. Selles artiklis käsitlen ERP-tarkvara kui äritarkvara ehk terviklahendust, mille eesmärk on toetada ettevõtte kasvu, juhtimist ja igapäevast töökorraldust, sõltumata sellest, millises faasis ettevõte täna on.

Märgid, et ettevõttel on aeg tarkvara uuendada

Kui olemasolev majandustarkvara ei toeta enam äri edukust, annavad sellest sageli märku järgmised sümptomid:

• andmeid sisestatakse korduvalt mitmesse eraldi süsteemi
• puudub automatiseeritus ja integreeritus tegevustes, mis võtavad aega, kuid ei loo otsest väärtust
• erinevatel osakondadel on erinev ”oma tõde“
• otsuseid tehakse kõhutunde, mitte andmete põhjal
• aruandlus on käsitöö
• ERP-i tajutakse pidurina, mitte tööriistana

Enne tarkvara vahetust

Uue tarkvara juurutamine ei ole kiire ega kõige odavam ettevõtmine. See on ajamahukas muutus, mis nõuab fookust, ressursse ja valmisolekut oma tööviise ümber mõelda. Seetõttu on sageli kõige mõistlikum samm enne vahetust veenduda, et olemasolevast lahendusest on maksimum välja võetud – ja alles seejärel teha teadlik otsus.

Kolm küsimust eduka ERP-projekti alustamiseks:

• Kuidas meie protsessid peaksid ideaalis toimima?
• Kus tekib täna kõige rohkem ajakadu ja vigu?
• Milliseid otsuseid tahame teha reaalajas, mitte tagantjärele?

Aasta alguses räägitakse palju kasvust, automatiseerimisest ja efektiivsusest ning tarkvara vahetuse teema jõuab vestlustesse kiiresti.

Järgnevalt lisan mõned mõtteterad, mida ma ERP-valdkonnas töötades kogemuste pealt tahan välja tuua.

Millal ei ole äritarkvara vahetus mõistlik?

1. ERP-süsteemi vahetus on nö IT-inimese, raamatupidaja või finantsjuhi projekt ja ettevõtte otsustajatel ning võtmeinimestel ei ole huvi ega aega juurutusprojektile keskenduda.

ERP-süsteemi vahetus või kasutuselevõtt  on ettevõtteülene juhtimisotsus, mis mõjutab kõiki protsesse ja inimesi. See kätkeb endas muudatuste juhtimist ja otsuste tegemise viisi.

2. Ootus on, et „tarkvarapartner teeb kõik ära ja meie jätkame tavapärast tööd“ – nii ei saa tulemus olla hea.

See tee viib lõpuks suuremate kuludeni nii ajas, rahas kui ka närvirakkudes. Sina tunned oma äri ja ERP-tarkvara pakkuja oma tarkvara. Projekt saab olla edukas vaid koostöös!

3. Ettevõte ei ole piisavalt kaardistanud oma hetkeolukorda ega sõnastanud ootusi uuele tarkvarale.

ERP-projekti edukus eeldab, et ettevõte mõistab oma olemasolevaid protsesse ja tänaseid kitsaskohti ning oskab selgelt kirjeldada ootusi ja nõudeid uuele tarkvarale. Ilma selge lähteülesandeta on keeruline võrrelda ka erinevate tarkvarapakkujate funktsionaalset võimekust, hinnata juurutusmahtu, juurutusele kuluvat aega ja litsentsitasusid, mille põhjal on võimalik teha ettevõtte tegelikele vajadustele vastav valik.

4. Ettevõtte poolelt puudub projektijuht.

Paljud ERP-projektid jäävad toppama mitte tarkvara, vaid ressursipuuduse tõttu ettevõtte sees. See võib juhtuda, kui ettevõttes puudub inimene, kellel on:

• aega projekti vedada
• oskus hoida fookust ja otsuseid
• kogemus muudatuste juhtimisel

Tasub kaaluda ka välise projektijuhti kaasamist. See inimene ei pea olema IT- või finantsspetsialist, olulisem on tugev projektijuhtimise kogemus ja oskus olla sillaks äri ning ERP-partneri vahel.

Kokkuvõte

ERP-süsteemi valik ja juurutamine on ettevõtte kasvustrateegia osa. Kui ettevõtte eesmärk on automatiseerida tööd, parandada aruandlust ja suurendada efektiivsust, tasub kaaluda kaasaegset pilvepõhist ERP-lahendust.

Directo on kindlasti valmis Sinuga kaasa mõtlema, et selgitada koostöös välja ning realiseerida parimad võimalikud lahendused  lähtuvalt teie ettevõtte vajadustest.

Tahad nendel teemadel arutleda – võta ühendust meie müügimeeskonnaga.

Samal teemal Q&A: