DIRECTO OSALEB DIGITAALSEL KORISTUSPÄEVAL – lisaks puhtamale keskkonnale tähendab see ka targemaid ja turvalisemaid digilahendusi

28. jaan. 2022

Directo on pilvepõhine äritarkvara, mis aitab inimestel nutikalt ja ökonoomselt juhtida äriprotsesse. Kuna kõik, mida me internetis teeme, kasvatab ka süsinikjalajälge, siis osaleme loomulikult ka meie Telia kureeritaval digitaalsel koristuspäeval, mis toimub just täna, 28. jaanuaril 2022. Anname eeskuju ning kutsume kõiki Directo kasutajaid üles mõtlema sellele, kuidas vähendada oma tegevuse mõju keskkonnale ning vältida infoturbe riske.

Kuidas aitab pelgalt Directo kasutajaks olemine vähendada digireostust?

Juba tõsiasi, et te kasutate ettevõttes Directo äritarkvara, vähendab digiprügi tekkimist. Ühtses infosüsteemis kajastatud äriprotsess võimaldab andmeid hoida kompaktselt ja struktureeritult ning ka andmetel põhinev aruandlus on kättesaadav ühest kohast. Targalt oma äri korraldavad ja nutikat äritarkvara kasutavad ettevõtted väldivad andmete hoidmist dubleeritult serverites ja/või töötajate arvutites. Samuti puudub vajadus andmete ning aruandluse saatmiseks e-mailide teel.

Võrdluseks: iga 1 MB mahuga e-mail laseb oma elueal ringlusesse ca 20 g CO2, mis on võrdne ühe vana 60W hõõgpirni 30 minutit põlemise tagajärgedega. Seega jätab iga Directo kasutaja igapäevaselt tekitamata suure hulga digiprügi! Suur tänu sulle selle eest!

Mida saad kohe tänu Directo kasutamisele veel nutikamalt ja jätkusuutlikumalt ära teha?

Siin on mõned soovitused, mis aitavad sinu tegevuste ökoloogilist jalajälge nutikalt vähendada:

1. Soovitame üle vaadata ja veenduda, et Directos on talletatud vaid vajalikud dokumendid ja kirjed. Samuti võiks üle vaadata dokumentide manused, need sorteerida ning võimalusel arhiveerida – hoia Directos vaid mõistliku suurusega ja vajalikke manuseid.

Selleks, et arhiveerimisest ei kujuneks pelgalt andmete tõstmine ühest kohast teise, paki need ka kokku. Erinevate failide mahtu saab kokku pakkides oluliselt vähendada:

tekstifaile, BMP pildifaile ja teatud database faile kuni 90%
PDF dokumente kuni 20%

2. Kontrolli ja võimalusel vähenda Directosse laetavate manuste mahtu ning pea silmas ka oma väljatrükkide andmemahte – need tähendavad tegelikkuses suurtes kogustes kilo-, mega- või gigabaite, mis jõuavad kellegi teise majandustarkvarasse või postkasti.

kuigi oleme piiranud pildifailide max suuruse 1000 KB, siis tihti piisab väljatrükkidel kasutamiseks ka 10 KB logo pildifailist
kasuta pildifaili suuruse muutmiseks vastavat tarkvara, mis on igas arvutis olemas, või mõnda online lahendust (näiteks https://resizeimage.net/)
ära kasuta väljatrükkidel spetsiifilisi fonte, mis võivad suurendada failide mahtu 10-20 korda

Kui suudad nende lihtsate juhiste järgi vähendada vähemalt poolte väljatrükkide mahtu 10 korda, on selle tulemuseks juba oluline võit iga Directos salvestatud manuse kui ka eksporditud ja e-postiga saadetud väljatrüki faili pealt.

3. Veendu, et kõik loodud integratsioonid väliste süsteemidega on ka reaalselt vajalikud ja kasutuses. Ebavajalike integratsioonide sulgemine on oluline nii digiprügi vähendamise kui ka infoturbe parendamise mõttes.

Endiselt kasutusel olevate integratsioonide jalajälge saab vähendada päringuid optimeerides ja päringute arvu vähendades. Näiteks ei ole vaja pärida täiskomplekti andmeid iga kümne minuti tagant, kui neid andmeid kasutatakse kord nädalas.

4. Ärge salvestage aruandeid Excelisse ilma mõjuva põhjuseta ning ärge saatke neid e-mailiga. Directos on võimalik aruannete e-mailiga saatmise asemel luua salvestatud filtritega aruandeid ning panna need tarkvarasse logimisel automaatselt avanema. Nii on õige aruanne alati silme ees ilma ühegi e-mailita!

Näiteks: kui saadate iga päev 20 e-maili, paiskub selle tagajärjel aasta jooksul keskkonda umbes sama palju CO₂ nagu 1000 km autosõidu puhul.

5. Directos on kaval võimalus luua automaatseid protseduure, mis loovad või muudavad andmeid inimese eest! Nende abil hoiavad Directo kasutajad aastas kokku tuhandeid töötunde. Samas äriprotsessid muutuvad ja mõni protseduur võib muutuda ebavajalikuks. Vaadake üle, et toimiksid vaid olulised protseduurid ilma liigset digiprügi tekitamata.

6. Kasutage arvete jm dokumentide saatmiseks ning vastu võtmiseks kaasaegseid ning digireostust vältivaid lahendusi nagu Directo-to-Directo (edaspidi D2D) ja e-arved. Sellega väldite failide salvestamist arvutitesse ning nende saatmist e-mailidega. Saatmise ja sisestamise asemel võivad need dokumendid D2D kaudu otse Directosse tekkida.

Directos on e-arvete saatmine ja vastu võtmine läbi RIK keskkonna tasuta. Samuti soovitame soojalt kasutada D2D transpordimoodulit, mis võimaldab automaatselt vahetada dokumente (arved, ostuarved, sissetulekud, liikumised, lähetused, tellimused, ostutellimused jms) kõikide teiste D2D moodulit omavate ettevõtetega. Seega kontrolli hankija- või kliendikaardilt, kas su äripartner kasutab samuti Directo äritarkvara, ning hoidke aega kokku tüütu sisestustöö arvelt ning säästke gigabaitide viisi digiprügi tekkimist. Loe lähemalt: https://wiki.directo.ee/et/directo2directo.

Kasutades Directo-to-Directo lahendust, siis e-maili saatmise asemel (dokumendi loomine, pdf/Exceli faili loomine, e-kirja loomine, andmete meiliserverisse liikumine ja meilibrauserisse alla laadimine) liiguvad andmed maksimaalselt vaid ühest Directo serverist teise. See tähendab suurtes kogustes digireostuse vältimist.

Mida teeme meie keskkonnale kahjuliku digitaalse jalajälje vähendamiseks

Kasutame Directot – loomulikult.
Oleme ISO/IEC 27001:2013 sertifitseeritud, mis tähendab järjepidevat ning süsteemset infoturbe juhtimist ja toetab turvalisuse kõrval ka kõiki digireostust vähendavaid tegevusi.
Hoiame äriprotsesside jaoks vajalikke faile ja dokumente pilveserverites, mis teeb nende jagamise väga mugavaks ning jätkusuutlikuks, kuna väldime dokumentide e-mailiga saatmist ja dubleerimist.
Oleme koondanud kogu veebi vahendusel suhtluse ühte kanalisse MS Teams, kus tegutseme targalt ja läbimõeldult.
Me ei kasuta veebikoosolekutel kaameraid. Näiteks inimene, kes osaleb kuus veebikoosolekutel 15 tundi ja teeb seda ilma kaamerat kasutamata, vähendab CO2 emissiooni samal määral, nagu seda tekitab mobiiltelefoni laadimine igal öösel ca 3 aasta jooksul.
Väldime tarbetut meilivahetust, ei küsi, saada ega võta vastu „Request a Delivery Receipt“ e-maile.
Kutsume üles ka oma partnereid ja kliente järgima keskkonnasäästlikku digikäitumise juhiseid.

Aitäh, et aitate meil maailma paremaks muuta!

◆