Finantsuudised.ee:
Directo tootejuht: finantsjuhtide suurim probleem on endiselt ajapuudus ja liigne manuaalne töö
Loe persoonilugu finantsuudised.ee portaalis→.
Directo äritarkvara finantsvaldkonna tootejuht Vilja Tuisk peab igapäevaselt mõtlema, milliseid funktsionaalsusi vajavad finantsjuhid, raamatupidajad ja teised kasutajad, et tarkvara oleks võimalikult mugav ja efektiivne. Ta rõhutab, et tema töö ei piirdu ühe ettevõtte numbrite ja protsessidega – ta mõjutab kaudselt tuhandeid finantsjuhte nii Eestis kui paljudes teistes riikides.
Directos on viis tootejuhti, kellest igaüks vastutab kindla valdkonna eest – näiteks ostu- ja müügidokumendid, tootmine või personali- ja palgaprotsessid. Tuisu vastutusalas on finantsdokumentide ja -protsesside loogika. Tema igapäevane töö seisneb selles, et mõelda, milliseid funktsionaalsusi vajavad finantsjuhid, raamatupidajad ja teised kasutajad, et tarkvara oleks võimalikult mugav ja efektiivne.
Directo on kasutusel ca 85 riigis üle maailma. See tähendab, et lahendusi tuleb kohandada erinevatele turu- ja seadusandlikele eripäradele. Eestis on olukord tänu e-riigi arengule unikaalne: maksudeklaratsioonid saab esitada otse tarkvarast, mis säästab oluliselt aega. Läti, Leedu või Poola kolleegid peavad aga andmeid sageli veel käsitsi sisestama, mis näitab, kui palju võib sama tööriista kasutuskogemus eri riikides erineda.
Finantsjuhtide väljakutsed, mis püsivad aastakümneid
Kui rääkida finantsjuhtide igapäevasest tööst, siis Tuisk ei näe, et põhiväljakutsed oleks viimase kümne aasta jooksul kardinaalselt muutunud. Suurim probleem on endiselt ajapuudus ja liigne manuaalne töö. „Finantsjuht vajab korrektseid ja ajakohaseid andmeid, kuid liialt palju aega kulub endiselt sisestamisele, kontrollimisele ja parandamisele,“ nentis ta. Kui andmed ei ole õiged või jõuavad juhtideni viivitusega, ei saa teha ka õigeaegseid otsuseid.
Kuigi Directo ja teised kaasaegsed süsteemid pakuvad ulatuslikke automatiseerimise võimalusi – näiteks e-arvete töötlemine või pangaväljavõtete automaatne import –, kasutatakse neid lahendusi sageli vähe. Tuisk tõdes, et põhjuseks ei ole mitte tehniline keerukus, vaid inimeste vastumeelsus muutustele. Ta meenutas oma varasemaid kogemusi finantsjuhina, kus pidi veenma raamatupidajaid loobuma PDF-arvetest ja liikuma üle e-arvetele. „Alguses oli palju kõhklust ja vastupanu, kuid mõne kuu pärast mõistsid nad, et see on tohutult mugav.“
Lisaks ajakulule on teine püsiv probleem andmete killustatus. Paljud ettevõtted kasutavad paralleelselt mitut tarkvara ja Exceli tabeleid, mis tähendab, et andmete kokku kogumine ja tervikpildi loomine nõuab lisaressurssi. Tuisu sõnul tulekski finantsjuhil alustada inventuurist: kaardistada, millistes süsteemides andmeid hoitakse ja milliseid neist võiks liidestega ühendada või ühte programmi kokku tuua.
Automatiseerimisest tehisintellektini
Üha rohkem kerkib esile ka tehisintellekti kasutamine. Täna suudavad tarkvarad juba automaatselt pakkuda välja ostuarvete konteeringuid, lähtudes varasemast praktikast. Kuid keerukamate arvete puhul jääb AI hätta ja vajab inimese sekkumist. „AI võtab kindlasti tulevikus osa protsesse üle, aga raamatupidajate töö ei kao – andmete kontrollimine jääb alati vajalikuks,“ rõhutas Tuisk. Pigem näeb ta AI-d edaspidi abimehena, mis suudab korduvaid tegevusi üle võtta või pakkuda kasutajale kohe vastuseid, kuidas mõnda protsessi kõige tõhusamalt teha.
Tema hinnangul võib AI muuta ka tarkvara intuitiivsemaks. Kuna uue põlvkonna finantsjuhid ja raamatupidajad ei taha lugeda pikki juhendeid, võiks süsteem suuta vastata lihtsatele küsimustele ja juhatada kasutajat otse õigete funktsioonideni.
Tulevikku vaatav finantsjuhtimine
Kuigi automatiseerimine ja AI on võtmeteemad, peab Tuisk oluliseks ka tulevikku suunatud vaate arendamist. Finantsjuhi ülesanne ei ole ainult täna kulude ja tulude juhtimine, vaid ka rahavoogude prognoosimine kuude ja aastate lõikes. „Finantsjuht peab kogu aeg jälgima, milline on ettevõtte rahaseis kolme, kuue või üheksa kuu pärast, et ei tekiks raskusi, aga ka mitte olukorda, kus raha lihtsalt seisab,“ selgitas Tuisk.
Samuti rõhutas ta aruandluse kvaliteedi tähtsust. Paljudel juhtudel on probleem selles, et aruanded on kas liiga detailsed või liiga pealiskaudsed. Ühelt poolt võib viga lasuda juhil, kes ei oska täpselt sõnastada, mida tal vaja on, teisalt aga finantsjuhtidel, kes annavad edasi kogu olemasoleva info. Sellisel puhul on Tuisu sõnul abiks mitmetasemeline kuluobjektide süsteem, mis annab finantsjuhile võimaluse näha kasumit või kahjumit osakondade, toote- või teenuseliinide kaupa. See aitab mõista, kust probleemid tegelikult alguse saavad.
Tulevikku vaadates peab Tuisk oluliseks märksõnaks ka regulatiivset arengut. Alates käesoleva aasta juulist on ettevõtetel õigus nõuda oma partneritelt e-arveid ka erasektoris. Tuisk ütles, et kahju on vaid sellest, et tegemist ei ole kohustusega. „Ma loodan väga, et see uus õigus muudab juba olukorda piisavalt ja aitab aru saada, et liigume e-arvete kõikehõlmava kasutuse poole nii Eestis kui ka Euroopas,“ rõhutas ta.
Tuisu sõnul on finantsjuhi töö üks suurimaid katsumusi täna see, et kasutada ära kogu olemasolev potentsiaal. Väga paljud võimalused seisavad jõude, kuid neid ei rakendata. „Kõike korraga teha pole võimalik, aga kui juba osa protsesse saab muuta automaatseks, on see suur võit,“ ütles ta.
Vilja Tuisk CV:
2022 – … Directo OÜ: Finantsvaldkonna tootejuht
2005 – 2022 Kalevi Veekeskus OÜ / KalevSpa: Finantsjuht/Pearaamatupidaja
2002 – 2004 Ernst & Young Baltic AS: Seenior audiitor
1997 – 2002 Arthur Andersen Estonia: Audiitori assistent ja seenior auditor
◆