Geenius DigiPRO:
Nutikam dokumendihaldus, rohkem aega päris töö tegemiseks: Eesti Punase Risti kogemus Directoga

Millal ja miks hakkasite kasutama Directo lahendust?

Eesti Punane Rist läks 2020. aasta kevadel etapiviisiliselt üle Directo finants- ja personaliarvestuse lahendusele. Algimpulss tuli raamatupidamise vajadusest, kuid üsna kiiresti sai selgeks, et Directo kasutuselevõtt loob võimaluse ka laiemaks muutuseks kogu organisatsiooni töökorralduses.

Millest tekkis vajadus muudatuseks?

Meie dokumendihaldus oli killustunud – palju infot oli paberil, kaustades ja erinevates arvutites, selge süsteem puudus. Arvestades, et meie meeskond töötab üle Eesti, ei olnud see enam toimiv lahendus. Vajadus oli luua ühtne ja loogiline süsteem, mis kataks kogu organisatsiooni, mitte ainult ühe valdkonna.

Kuidas läks lahenduse juurutamine?

See oli suhteliselt ajamahukas protsess. Raamatupidamise üleminek võttis esialgu fookuse, samal ajal hakkasime mõtlema, kuidas ehitada üles toimiv dokumendihaldus. Mina alustasin üsna nullist oma visiooniga, kuidas süsteem võiks toimida. Sealt edasi tuli tehniline õppimine ja praktiline ülesehitus, mis toimus samm-sammult igapäevatöö kõrvalt.

Milline oli Sinu roll selles protsessis?

Minu roll oli luua Directosse terviklik dokumendihalduse loogika – nn dokumendipuu. See ei hõlma ainult personalidokumente, vaid kogu organisatsiooni dokumentatsiooni alates töötajate andmetest kuni partnerlepinguteni. Eesmärk oli, et kõik oluline oleks ühes süsteemis, loogiliselt üles ehitatud ja mugavalt leitav.

Kuidas kasutate Directot täna?

Directo on meie igapäevane töövahend dokumentide haldamisel. Seal on nii personaliga seotud info kui ka lepingud ja muu organisatsiooni dokumentatsioon. Suureks abiks on menetlemise võimalused ning nii sisemiste kui väliste kasutajate digiallkirjastama kutsumine, mis kiirendab ja lihtsustab töövoogusid. Directo süsteem toetab meie tööprotsesse ja aitab hoida asjad korras, isegi kui meeskond on geograafiliselt hajus.

Milliste väljakutsetega on lahendus aidanud toime tulla?

Suurim muutus on selgus ja kättesaadavus. Kui varem oli info hajutatud ja sõltus asukohast või inimesest ja nende mälust, siis nüüd on see ühes kohas ning struktureeritud. See vähendab ajakulu ja aitab vältida vigade tekkimist.

Milline on suurim erinevus enne ja pärast uue dokumendihalduse kasutuselevõttu?

Enne oli palju käsitööd ja otsimist. Täna on süsteem, mis töötab – info on õiges kohas olemas, leitav ja kasutatav. See annab võimaluse keskenduda sisule, mitte haldusele ja vigade parandamisele.

Kas soovitad Directot ka teistele?

Jah, eelkõige selle tarkvara paindlikkuse tõttu. Süsteemi saab üles ehitada vastavalt oma vajadustele. Samas on oluline mõista, et tulemus sõltub sellest, kuidas sa selle enda jaoks läbi mõtled ja üles ehitad.

Loe artiklit ka Geenius DigiPRO portaalis.