Äripäev:
Logistikaettevõtte HRX rahvusvahelise eduloo võtmeks on Directo äritarkvara

Loe lugu aripaev.ee portaalis→.

HRX on pereettevõtte taustaga rahvusvaheline logistikaettevõte, millel on esindused Soomes, Rootsis, Eestis, Lätis, Leedus ja Poolas. Aastas teenindab HRX enam kui 5000 klienti, toimetades kohale üle 400 000 saadetise kogu Euroopas. Ettevõtte kasvu toetamiseks ja grupiüleste äriprotsesside lihtsustamiseks võttis HR-Group Oy 2017. aastal kasutusele Directo äritarkvara. Selle otsusega saavutati rahvusvahelises tegevuses uued efektiivsuse ja läbipaistvuse standardid.

„Directo äritarkvara kasutuselevõtt on meie kasvuplaane suurepäraselt toetanud. 2017. aastast alates on meie käive ja töötajate arv kahekordistunud. Tänaseks oleme jõudnud 40 miljoni eurose käibeni ning HRX-is töötab juba üle 350 inimese. Ühe ja sama nutika äritarkvara juurutamisel terves grupis on selles eduloos kindlasti oma väga oluline roll,“ selgitab HR-Group Oy tegevjuht Jussi Akela.

Väljakutsed ja eesmärgid

Rahvusvaheline logistika eeldab riigipiire ületavaid sujuvaid äriprotsesse. HRX leidis Directo näol oma kuues riigis toimuva tegevuse optimeerimiseks ideaalse partneri. Directo esinduste kohalolek Soomes, Baltimaades ja ka Poolas, kuhu Directo 2024. aastal laienes, aitas HRX-l sujuvalt digitaliseerida ja automatiseerida oma tegevusi korraga kõikides riikides, kus ettevõte tegutseb.

Enne Directot kasutasid grupi eri riikide ettevõtted mitmeid erinevaid raamatupidamis- ja äritarkvarasid, millest tulenevalt praktiseeriti väga erinevaid töövõtteid. See kõik raskendas grupipõhiste protsesside ja ühtsete standardite toimimist ning läbipaistvuse tagamist. HR-Groupi finantsjuht ja juhatuse liige Lauri Lehtoviita alustas aastatel 2016-2017 kõikide riikide raamatupidamisprotsesside digitaliseerimise ja samadele standarditele viimisega. Tehti otsus võtta kõikides riikides kasutusele sama tarkvara ja peamisteks eesmärkideks olid:

• kogu grupi raamatupidamise läbipaistvus;
• standardiseeritud tööprotsessid ja parimad praktikad;
• protsesside automatiseerimine;
• ühise äritarkvara liidestamine kõigi grupis kasutusele jäävate tööriistadega.

Tarkvaravalik: miks Directo?

Sobiva lahenduse leidmine oli küll väljakutse, aga kui lõpusirgel oli koos Directoga lauale jäänud veel üks konkureeriv ERP lahendus, tuli otsus kiiresti. “Valisime Directo, kuna see oli big enough to deliver & small enough to care,” selgitab Lehtoviita.

Oluliseks otsustavaks teguriks oli Directo geograafiline kohalolek – esindused Soomes, Baltimaades ja hiljem ka Poolas. „Directol olid esindused pea kõikides riikides, kus me tegutsesime, ning on väga tervitatav, et nad on tänaseks laienenud ka Poola. Saime olla kindlad, et meid kuulatakse ära, tegeletakse asjadega päriselt ning kui midagi lubatakse, siis me seda ka saame. Nii on see töötanud algusest peale kuni tänaseni!“ toob ta välja kriteeriumid, mille järgi otsus tehti. „Lisaks oli Directo konkurentidest ka soodsam,“ tõstab finantsjuht veel esile.

Directo suutis kohaneda ka kohalike eripäradega. Poolas, kus keeruline seadusandlus oli esialgu takistuseks, lubas Directo vajalikud lahendused leida ja tegi seda edukalt. Sama kehtis ka Rootsi puhul, kus Directo tarkvara kohandati vastavalt kohalikele vajadustele. „Meie Poola kolleegid olid esialgu isegi arvamusel, et seoses sealse keerulise seadusandlusega ei ole võimalik välismaiseid raamatupidamistarkvarasid Poolas kasutada. Erinevalt konkurentidest lubas Directo aga kõik korda ajada ning seda nad ka tegid“, toob grupi finantsjuht välja eelise, millega Directo silma paistis.

Juurutusprotsess: samm-sammult, nutikalt ja probleemivabalt rahvusvaheliseks

Esimesena läks Directo kasutamisele täielikult üle grupi Leedu esindus, sealt samm-sammult edasi liikudes peagi ka teised riigid. „Etappide või riikide kaupa juurutamine oli ütlemata tark otsus. Iga riigi kogemus aitas järgmisi etappe veelgi paremini planeerida ja ellu viia,“ meenutab Lehtoviita. “Kogu grupi tarkvaravahetus võttis aega umbes 6-9 kuud ja märkimisväärseid probleeme me ei kogenud. Tagasi vaadates läks kõik üllatavalt libedalt.”

Tulemus: läbipaistvus ja efektiivsus

Directo kasutuselevõtuga saavutati kõik seatud eesmärgid ehk täna on ettevõttes arvete koostamine ja liikumine plaanide kohaselt automatiseeritud, andmed liiguvad probleemideta kõikide kasutusel olevate tarkvarade vahel ning erinevates riikides on levinud ühtsed grupipõhised standardid ja tööpraktikad. „Lihtne näide – meil kehtib terves grupis reegel, et kõik arved peavad kinnitama 2 inimest ja seda oli Directo abil väga lihtne saavutada. Ühtse tarkvara kasutamine teeb ka uuenduste ja muudatuste ellu viimise terves grupis väga mugavaks. Inimeste koolitamine ja uute töövõtete tutvustamine on meil tänu sellele lihtne ning efektiivne,“ toob Lehtoviita välja.

Directo tugevustena mainib grupi finantsjuht ka läbipaistvust, kontrolli, raporteerimist ja lõputute võimalustega aruandlust. „Directost saame kätte raportid põhimõtteliselt kõige kohta, mis pähe võib tulla. Meie tippjuhtidel ja omanikel on igal hetkel võimalik saada selge ning detailne ülevaade terves grupis toimuvast,“ selgitab Lauri Lehtoviita. „Võrreldes varasemate praktikatega oleme täna jõudnud valgusaastate kaugusele. Kui varem pidin erinevate dokumentide küsimiseks helistama ja saatma e-maile, siis nüüd avan lihtsalt Directo ning kõik dokumendid ja andmed ongi mul kohe seal olemas.“

Rahvusvaheline äritarkvara on kasvu võti

HRX-i edulugu kinnitab, et ühtne ja rahvusvaheline äritarkvara on ettevõtte kasumliku tegevuse ning kasvu võti. Directo geograafiline ulatus, paindlikkus ja personaalne klienditeenindus on aidanud HRX-il optimeerida tegevusi üle mitme riigi ning tagada parem kontroll ja efektiivsus. „Big enough to deliver & small enough to care“ – see filosoofia ei ole kõigest sõnakõlks, vaid midagi, mida HRX-i juhid tõeliselt väärtustavad. See koostöö ei tähenda ainult tarkvara valikut, vaid tõelist partnerlust.

---

Directo kasutajate kommentaarid HRX-i erinevate riikide kontoritest